Piattaforme di collaborazione: 10 motivi per utilizzarle

Piattaforme di collaborazione: 10 motivi per utilizzarle

Con questo post inauguro la collaborazione con la giovane copy e graphic designer Paola Steri, che oggi ci racconta perché usare le piattaforme di collaborazione può migliorare il lavoro di un team. Buona lettura!

Quante volte ci sarà capitato di dover gestire una mole di progetti, con più teamwork contemporaneamente, senza avere la benché minima idea di quanto lavoro mancasse alla conclusione? Ora potremmo stare sereni grazie all’esistenza delle piattaforme di collaborazione, più conosciute come social collaboration, che ci aiuteranno a lavorare in modo migliore, con una condivisione del flusso di lavoro estremamente efficace.

Questi tools permettono di gestire ogni progetto in modo ottimale, grazie alle funzioni che consentono di curare ogni attività in corso d’opera, rispettandone i tempi di scadenza, modificare i file di chiunque, commentare e coinvolgere tutti gli interessati, sia su desktop che su mobile.

Sarà interessante scoprire la loro utilità in caso di progetti attivi con più teamwork in diverse aree del mondo e valutarne le potenzialità a seconda del numero di persone coinvolte nel progetto, del budget investito, ma soprattutto in relazione all’obiettivo prestabilito.

Negli utili anni, le aziende che hanno deciso di utilizzare questi strumenti per la gestione del proprio lavoro, hanno riportato vantaggi da non sottovalutare, come:

  • Miglioramento della comunicazione interna
  • Ottimizzazione dei tempi
  • Riduzione dei costi
  • Diminuzione dell’assenteismo
  • Aumento della soddisfazione del personale e dei clienti

10 motivi per utilizzare le piattaforme di collaborazione

  1. ORGANIZZAZIONE: grazie al calendario condiviso, possiamo organizzare tutti agli eventi e stabilire in modo preciso i tempi d’inizio e scadenza di ogni singola attività;
  2. USABILITA’ E MULTIFUNZIONALITÀ: sono piattaforme dall’interfaccia particolarmente intuibile e di facile uso grazie alle funzioni che assolvono per la risoluzione di ogni tipo di problema;
  3. RESPONSIVE: sono piattaforme ottimizzate per tutti i dispositivi, utilizzabili sia da desktop che da mobile. Grazie all’applicazione, possiamo condividere sulla piattaforma qualsiasi elemento che in quel momento ha stimolato la nostra creatività, in modo che possano trarne ispirazione tutti i nostri colleghi;
  4. EFFETTO “FAMIGLIA ALLARGATA”: ci permette di coinvolgere tutte le persone che vogliamo all’interno al progetto;
  5. ARCHIVIAZIONE: offre un servizio cloud che permette un’archiviazione più o meno ampia di files a seconda dell’abbonamento scelto. Questo permette di proteggere la riservatezza dei documenti di una certa entità che contengono dati sensibili, evitando così l’invasione di terze parti;
  6. FORUM E CONDIVISIONE DA “SOCIAL”: ogni file che decidiamo di condividere potrà essere commentato, modificato, approvato o rigettato;
  7. WORKING A DISTANZA: come già detto queste piattaforme ci permettono di partecipare a più progetti con colleghi residenti in sedi lontane come Londra, Amsterdam e Stati Uniti
  8. COMUNICATIVITÀ: favorisce il flusso di comunicazione interna, migliorando i tempi di gestione, permettendo il raggiungimento dell’obiettivo nel tempo prestabilito;
  9. STIMOLATIVO: asseconda la generazione di nuove idee, facilitando la partecipazione anche delle persone dalla personalità più timida e introversa;
  10. ACCESSIBILITÀ: semplifica l’accesso alle informazioni, riduce il flusso di mail e posta elettronica, regalando un risparmio di tempo rilevante che favorisce l’efficienza collaborativa.

Esistono diverse piattaforme che assolvono a compiti diversificati a seconda del progetto e delle esigenze che si vogliono soddisfare: attenzione, dunque, perché i vantaggi fin qui nominati varieranno a seconda di quella che scelta e dell’abbonamento che acquisteremo.

Quali utilizzare?

Potrete scegliere fra:

BASECAMP (https://basecamp.com): attualmente permette di usufruire di un iniziale periodo di prova di 30 giorni. In seguito, possiamo scegliere fra diverse opzioni di abbonamento per soggetto: ci sono dei pacchetti mensili che partono da 20 $ a persona per 10 progetti e 3 gb, 50 $ per 40 progetti e 15 gb, 100 $ per 100 progetti e 40 gb, e infine 150 $ per un numero illimitato di progetti e 100 gb di spazio. Per chi desidera il pacchetto annuale sono 3000 $, che permette di avere un numero illimitato di progetti e 500 gb di spazio.

JIVE (http://www.jivesoftware.com ): Si può provare con una versione free trial da 30 giorni. Dopo di che si potrà scegliere fra Essentials, Essentials + e Enterprise.

EXO PLATFORM (http://www.exoplatform.com) Offre un’opzione Free che ne permette un utilizzo base. In alternativa: Mensile 3$, Annuale 30$ e per 3 anni 72$.

YAMMER (https://www.yammer.com ) propone tre pacchetti:

  • “Office 365 Enterprise E1” da 8 $ oppure 20 $ al mese
  • “Sharepoint Online + 
Yammer Enterprise Plan 1” da 4$ oppure 8 $ al mese
  • “Yammer only” con versione “Basic network” gratuita, oppure “enterprise network” a 8 $

Tanti brand e company importanti hanno utilizzato queste piattaforme con successo. Ne cito solo alcune:

  • Xerox (Yammer)
  • Indesit Company
  • Adidas (Basecamp)
  • National Geografic (Basecamp)
  • Alcatel-lucent (Jive)

Da quanto detto sinora, possiamo dedurre quanto le piattaforme di collaborazione siano realmente un’utilità fondamentale nella gestione del nostro working quotidiano, quando affrontiamo una moltitudine di progetti attivi contemporaneamente. Come abbiamo visto, la conferma è data dai grandi brand che ne hanno fatto di questi strumenti un pilastro del proprio lavoro; un po’ come Photoshop per i grafici. Se consideriamo inoltre i costi che richiedono, direi che è arrivata l’ora di provarle.

E tu cosa ne pensi?

Raccontaci la tua esperienza sulle social collaboration!